Błędy na fakturach zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom i księgowym. Mogą dotyczyć zarówno danych kontrahenta, jak i wartości liczbowych czy daty wystawienia. Niewłaściwie skorygowany dokument rodzi ryzyko problemów podatkowych i rozliczeniowych. Warto wiedzieć, jakie są dozwolone sposoby poprawiania faktur i kiedy należy wystawić dokument korygujący. Przeczytaj, jak postępować w takich sytuacjach.

Kiedy należy poprawić fakturę?

Faktura jest dokumentem podatkowym, dlatego każda nieprawidłowość wymaga formalnej korekty. Obowiązek poprawy faktury pojawia się, gdy błąd dotyczy:

·         danych nabywcy lub sprzedawcy,

·         nazwy towaru lub usługi,

·         ceny,

·         stawki VAT,

·         daty dokonania transakcji.

Często zdarza się, że drobne pomyłki, takie jak literówki, nie wpływają na rozliczenia podatkowe, ale nawet wtedy warto je poprawić, aby zachować spójność dokumentacji. Należy pamiętać, że nie ma możliwości samodzielnego skreślania czy zamazywania treści na fakturze – korekta musi być przeprowadzona zgodnie z przepisami, czyli poprzez wystawienie faktury korygującej albo noty korygującej.

Jakie są sposoby poprawiania faktur?

Istnieją dwa podstawowe narzędzia służące do korygowania błędów: faktura korygująca i nota korygująca. Wybór właściwego zależy od rodzaju nieprawidłowości.

• Faktura korygująca – wystawia ją sprzedawca, gdy błąd dotyczy wartości liczbowych, stawek VAT, ilości czy rodzaju towarów i usług.
• Nota korygująca – wystawia ją nabywca, ale wymaga akceptacji wystawcy faktury; stosuje się ją w przypadku pomyłek formalnych, np. błędnej nazwy, adresu czy numeru NIP.
• Korekta do zera – rodzaj faktury korygującej, konieczna, gdy faktura została wystawiona całkowicie błędnie i należy ją anulować, aby następnie wystawić prawidłowy dokument.
• Korekta zbiorcza – rodzaj faktury korygującej, wykorzystywana do poprawiania powtarzalnych błędów dotyczących większej liczby dokumentów w danym okresie.

Wybierając odpowiednią formę, warto sprawdzić, jakie konsekwencje księgowe i podatkowe wiążą się z daną korektą, aby uniknąć dodatkowych komplikacji.

Zasady prawidłowego korygowania dokumentów

Dokument korygujący musi zawierać odniesienie do faktury pierwotnej – jej numer, datę wystawienia oraz elementy, które ulegają zmianie. W przypadku faktury korygującej należy wyraźnie wskazać zarówno wartości pierwotne, jak i poprawione. Z kolei nota korygująca nie może ingerować w wartości liczbowe, dlatego jej zastosowanie jest ograniczone do danych formalnych. Prawidłowo przeprowadzona korekta daje obu stronom pewność, że dokumentacja księgowa będzie spójna i nie wzbudzi wątpliwości organów podatkowych. Jeśli prowadzisz działalność w mieście takim jak Poznań i nie masz pewności, w jaki sposób postępować przy skomplikowanych korektach, warto rozważyć wsparcie oferowane przez nasze biuro rachunkowe – dobrze poprowadzona księgowość w Poznaniu to mniejsze ryzyko popełnianych błędów.

Najważniejsze informacje – poprawianie błędów na fakturze

• Poprawianie błędów na fakturze wymaga wystawienia dokumentu korygującego.
• Faktura korygująca dotyczy wartości liczbowych i podatkowych.
• Nota korygująca służy do korekty błędów formalnych i wymaga akceptacji sprzedawcy.
• Każdy dokument korygujący musi zawierać odniesienie do faktury pierwotnej.
• Korekta przeprowadzona zgodnie z przepisami minimalizuje ryzyko podatkowe.