Czym jest nota korygująca i kiedy się ją stosuje?

Nota korygująca to dokument, który często pojawia się w codziennej działalności przedsiębiorstw, ale nie każdy przedsiębiorca dokładnie wie, czym ona jest i kiedy należy ją wystawić. W poniższym artykule wyjaśnimy, czym jest nota korygująca, jakie błędy można nią skorygować oraz w jakich sytuacjach powinna być stosowana.

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez odbiorcę faktury, który zauważył błędy formalne w jej treści. W odróżnieniu od faktury korygującej, która może zmieniać dane dotyczące kwoty, stawki VAT czy wartości faktury, nota korygująca służy jedynie do poprawienia drobnych, formalnych danych, np. literówka w nazwie firmy. Jest to więc narzędzie używane w sytuacjach, gdy błąd na fakturze nie wpływa na jej treść finansową, a jedynie na aspekty formalne.

Warto podkreślić, że notę korygującą może wystawić wyłącznie odbiorca faktury. Oznacza to, że to nabywca towarów lub usług, po stwierdzeniu błędu, ma prawo do jej sporządzenia i przesłania do akceptacji wystawcy faktury.

Kiedy stosuje się notę korygującą?

Nota korygująca znajduje zastosowanie w przypadku, gdy na fakturze pojawią się drobne błędy, które nie wpływają na treść ekonomiczną dokumentu. Oto przykłady sytuacji, w których można zastosować notę korygującą:

• błędnie wpisane dane odbiorcy, np. literówki w nazwie firmy;
• nieprawidłowy adres siedziby odbiorcy;
• błędna data wystawienia faktury lub data sprzedaży;
• błędne oznaczenie dokumentu (np. niewłaściwy numer faktury).

Warto pamiętać, że nota korygująca nie może być stosowana do korekty wartości faktury, w tym kwot brutto, netto czy stawki VAT. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez wystawcę faktury pierwotnej.

Jak prawidłowo wystawić notę korygującą?

Aby nota korygująca była ważna, musi spełniać określone wymagania formalne.

Co powinna zawierać nota korygująca?

1. Dane identyfikujące fakturę, której dotyczy korekta (numer faktury, data wystawienia).
2. Opis poprawianych błędów wraz z poprawnymi danymi.
3. Dane obu stron transakcji (nazwa, adres, NIP).
4. Datę wystawienia noty oraz podpis wystawcy.

Po sporządzeniu noty korygującej należy przesłać ją do akceptacji wystawcy faktury. Akceptacja może odbyć się w formie pisemnej lub elektronicznej. Dopiero po jej zatwierdzeniu można uznać korektę za skuteczną. Jako dobre biuro księgowe w Poznaniu, pomagamy naszym klientom w prawidłowym sporządzaniu i stosowaniu not korygujących, aby uniknąć problemów podatkowych i księgowych.

Zalety stosowania noty korygującej

Stosowanie noty korygującej pozwala na szybkie i skuteczne poprawienie błędów na fakturze, bez konieczności ingerowania w wartości liczbowe. Dzięki temu unika się komplikacji związanych z rozliczeniami podatkowymi. Dodatkowo, procedura akceptacji noty jest prostsza i mniej czasochłonna niż w przypadku faktury korygującej.

Warto również podkreślić, że stosowanie not korygujących pozwala na utrzymanie porządku w dokumentacji księgowej, a to ma kluczowe znaczenie podczas kontroli podatkowych. Właściwie prowadzone księgi rachunkowe to podstawa prawidłowego funkcjonowania każdej firmy.